仕事を電子化する『意義』とは?

 

 

どうも、東京都江戸川区で

社会保険労務士(社労士)をしています

人事コンサルタント・年金コンサルタントの

大園要です

 

仕事上、膨大な書類を

管理する必要があります。

でも、紙での書類管理は、

最低限にしています。

それを可能にしているのが、

電子データ(全てPDF管理)による

書類管理(=データ管理)になります。

 

何故、紙での保管をしない様に

しているのかというと、

書類管理をする理由にあります。

書類管理し、保存するのは、

将来その書類を見返したり、

確認する必要があるからです。

ズバリ、紙でなく電子データで

書類管理する強みは、

必要な書類を探す上での

検索機能にあります。

 

私が使うパソコンのMacBookは、

この検索機能が、

非常に優れています。

メインのパソコンを

Windowsから

MacBookに変えた事で

データ検索が、

非常に強力になりました。

書類の管理の仕方も、

昔とは全然違うものになっています。

 

前のPCでは、

一部のよく見る書類のみを

データ管理していて、

そのデータは、

顧客単位等でフォルダにして、

更には年別の階層別に

フォルダ管理する

形にしていましたが、

今は、

全ての書類データが、

一箇所に「顧客等」という

名称のフォルダに

ごちゃ混ぜになっています。

(保存するにも、

どこに保存するか考えずに

データを一箇所に

ブチ込むだけです。)

 

でも、会社名や手続名などの

自分ぴったりの

「検索ワード」を使う事で

ピンポイントで

見たかったデータと

その周辺の参照のために

確認しておきたいデータが

ほぼ一発で出てくるので、

困ることがありません。

 

そうなると、

紙で持っていて、

事務所の棚から

いちいち資料を探すより、

スポットライト検索をした方が

一瞬でデータを取り出せますし、

何より資料を置く場所が

必要なくなります。

(スポットライト検索とは、

Macのファイル検索機能の事です。)

こうなってからというもの

仕事のスタイルが激変しました。

(事務所にある資料直近2年分を

全てPDFファイルにスキャンにする

地獄の作業がありましたが・・・。)

 

即ち

1kgを切るMacBook 12inchに

Wi-Fi、転送機能を持った

携帯電話さえあれば、

事務所に縛られる

必要がなくなりました。

外出しながらでも、

「ウチの誰々の事で・・・」という

顧客の電話の質問に対しても

一瞬で該当者の資料が引き出せます。

私自身が事務所の資料を

持ち歩いている感覚で、

移動時間を最大限使える様になって

とても仕事が早くなり、

更には、仕事の精度も高まりました。

 

書類管理の電子化は、

非常に良い事尽くめといえます。

 

一方、

政府の推進している電子化には

私は懐疑的です。

 

政府の推進する電子化って、

拡張性というか、

やり易さというか、

手続きする側の利便性という発想が

皆無なのですよね。

柔軟性がありませんし、

イーガブって言いますけど、

これが非常に使えない。

しかも、ウェブアプリのくせに

Mac対応じゃないし!!

(有料の専門業者サイトを

使えってか・・・)

本当にダメ システムです。

 

実際、私のやり方で

無理してやろうとすると、

正直、手間がかかり過ぎてしまいます。

面倒臭い以外の感じるところがなく、

また、仕事の処理スピードが

凄く遅くなってしまいます。

更には、精度も

下がってしまいます。

 

やはり、目的なんですよね・・・。

特に新しいことに関しては。

この場合は、電子化する目的です。

データを受け取った後の

行政処理のみに目を向けて、

そこだけしか考えていないか?

手続きをする会社や

我々、社会保険労務士が

色々なやり方で

仕事をしてくることを踏まえた上で

それらの利便性を

考えているのか?

 

電子化を推進するなら、

当然、そこに目を向ける

必要があります。

まあ、今の感じでは

無理っぽいです。

だから、政府の電子化は、

今までも、そして、これからも、

上手くいかない。

当然の帰結なのですね。

 

税金の無駄遣いとは

この事でして・・・。

本当に困ったもんだ・・・。

では、この辺で。

 

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です